Rechtliche Information

Datenschutzerklärung der KEROLINA LLC

Diese Erklärung beschreibt, welche personenbezogenen Daten bei der Nutzung dieser Website und bei der Planung einer Reise verarbeitet werden: zu welchem Zweck, auf welcher Rechtsgrundlage, durch wen und für welche Dauer.

Wir verarbeiten personenbezogene Daten (nachfolgend zumeist nur „Daten“ genannt) nur im Rahmen der Erforderlichkeit sowie zum Zwecke der Bereitstellung eines funktionsfähigen, nutzerfreundlichen und sicheren Internetauftritts, inklusive seiner Inhalte und der dort angebotenen Leistungen. Die Verarbeitung erfolgt unter Einhaltung der Verordnung (EU) 2016/679 (Datenschutz-Grundverordnung – DSGVO), des TDDDG sowie, bei Einsatz automatisierter Systeme, der Vorgaben der Verordnung (EU) 2024/1689 (EU AI Act).

Der Begriff „Verarbeitung“ umfasst jeden Umgang mit Daten. Gemäß Art. 4 Ziffer 1 DSGVO gilt als Verarbeitung jeder mit oder ohne Hilfe automatisierter Verfahren ausgeführte Vorgang im Zusammenhang mit personenbezogenen Daten:

  • das Erheben, das Erfassen und die Organisation,
  • die Speicherung, die Anpassung und das Auslesen,
  • die Verwendung und die Offenlegung durch Übermittlung,
  • der Abgleich und die Einschränkung,
  • das Löschen und die Vernichtung.

Dies schließt im Rahmen der technischen Bereitstellung auch die Verarbeitung von Metadaten – Begleitinformationen wie Zeitpunkt oder Gerätetyp – und von pseudonymisierten Kennungen ein.

Diese Erklärung informiert über Art, Umfang, Zweck, Dauer und Rechtsgrundlage der Verarbeitung, soweit wir entweder allein oder gemeinsam mit anderen über die Zwecke und Mittel entscheiden. Sie informiert zudem über eingesetzte Fremdkomponenten, bei denen Dritte Daten in eigener Verantwortung verarbeiten.

I. Verantwortlicher und Partner Verantwortlicher und gemeinsame Verantwortlichkeit nach Art. 26 DSGVO

An Planung und Abwicklung einer Reise sind zwei Unternehmen beteiligt. Beide verarbeiten dabei personenbezogene Daten.

Verantwortlicher für diesen Internetauftritt

KEROLINA LLC
Sylvia Spleth
3833 Powerline Road
Fort Lauderdale, FL 33309, USA
servicecenter-buchungen@kerolina.de

Verantwortliche Stelle für Beratung und Reiseplanung ist die KEROLINA LLC.

Fulfillment-Servicepartner

Zur Abwicklung aller Buchungen und buchungsrelevanten Vorgänge arbeiten wir mit unserem langjährigen Servicepartner zusammen:

solamento Reisen GmbH – seit 2005
Güterstr. 23b, 45219 Essen
USt-IdNr.: DE 2406 23587

Verteilung der Aufgaben

Für die Buchungsabwicklung und die damit verbundene Datenverarbeitung agieren die KEROLINA LLC und die solamento Reisen GmbH als gemeinsam Verantwortliche gemäß Art. 26 DSGVO. In einer Vereinbarung ist festgelegt, welche Partei welche datenschutzrechtlichen Pflichten erfüllt.

Aufgabenverteilung zwischen KEROLINA LLC und solamento Reisen GmbH
Unternehmen Aufgabe
KEROLINA LLC Individuelle Planung und Beratung; primärer Ansprechpartner
solamento Reisen GmbH Technische und administrative Abwicklung der Reisebuchung; Bereitstellung der gesetzlich vorgeschriebenen Dokumente, etwa des Sicherungsscheins über den jeweiligen Reiseveranstalter gemäß § 651r BGB

II. Ihre Rechte Rechte der betroffenen Person nach Art. 15 bis 22 und Art. 77 DSGVO

Zur Ausübung genügt eine formlose Nachricht. Eine Begründung ist nicht erforderlich.

Übersicht der Betroffenenrechte
Recht Inhalt
Auskunft
Art. 15 DSGVO		 Bestätigung, ob und welche Daten wir verarbeiten, zu welchem Zweck, sowie eine kostenlose Kopie dieser Daten.
Berichtigung
Art. 16 DSGVO		 Unverzügliche Korrektur unrichtiger oder unvollständiger Daten.
Löschung
Art. 17 DSGVO		 Löschung Ihrer Daten, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen, etwa aus dem HGB oder der Abgabenordnung für Reiseunterlagen.
Einschränkung
Art. 18 DSGVO		 Unter bestimmten Voraussetzungen Aufbewahrung ohne weitere Nutzung.
Datenübertragbarkeit
Art. 20 DSGVO		 Herausgabe Ihrer Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format.
Widerspruch
Art. 21 DSGVO		 Widerspruch gegen künftige Verarbeitungen, die auf einem berechtigten Interesse beruhen. Gegen Direktwerbung jederzeit und ohne Angabe von Gründen.
Widerruf einer Einwilligung
Art. 7 Abs. 3 DSGVO		 Rücknahme jederzeit mit Wirkung für die Zukunft; die bis dahin erfolgte Verarbeitung bleibt rechtmäßig. Gilt für alle in dieser Erklärung genannten Einwilligungen.
Keine automatisierte Entscheidung
Art. 22 DSGVO		 Über Sie wird keine rechtlich erhebliche Entscheidung allein automatisiert getroffen. Sie können jederzeit die Überprüfung durch eine natürliche Person verlangen.
Beschwerde
Art. 77 DSGVO		 Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde.

Anfragen zum Datenschutz richten Sie an servicecenter-buchungen@kerolina.de.

III. Übermittlung in die USA Datentransfers in Drittländer

Der Verantwortliche und ein Teil der Leistungsträger haben ihren Sitz in den Vereinigten Staaten. Eine Übermittlung in ein Drittland ist damit Bestandteil der Reiseabwicklung.

E-Mail-Anfragen gehen auf Systemen der KEROLINA LLC ein. Darüber hinaus befinden sich viele unserer Partner und Leistungsträger in den USA, sodass im Rahmen der Buchungsabwicklung ein Datentransfer in ein Drittland erfolgt.

Der Schutz Ihrer Daten wird dabei durch die Mechanismen des EU-U.S. Data Privacy Frameworks oder durch Standardvertragsklauseln der EU-Kommission gewahrt, um ein angemessenes Datenschutzniveau nach europäischen Standards zu unterstützen. Welcher Mechanismus für welchen Dienst gilt, ist in den Abschnitten VIII und X beim jeweiligen Dienst angegeben.

IV. Technische Verarbeitung beim Seitenaufruf Serverdaten, Webschriften, lokal gespeicherter Formularentwurf und Transportverschlüsselung

Beim Aufruf dieser Website werden Daten auch dann verarbeitet, wenn keine Eingaben erfolgen.

Die dabei verarbeiteten Daten werden gelöscht oder gesperrt, sobald der Zweck der Speicherung entfällt, der Löschung keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen und nachfolgend keine anderslautenden Angaben gemacht werden.

Serverdaten

Aus technischen Gründen, insbesondere zur Gewährleistung eines sicheren und stabilen Internetauftritts, übermittelt Ihr Browser beim Aufruf jeder Seite automatisch Angaben an uns beziehungsweise an unseren Webspace-Provider. Sie werden in Server-Logfiles festgehalten – fortlaufenden technischen Protokolldateien. Erfasst werden:

  • Typ und Version des Internetbrowsers sowie das Betriebssystem,
  • die Website, von der aus Sie gewechselt haben (Referrer-URL),
  • die besuchten Seiten dieses Internetauftritts,
  • Datum und Uhrzeit des jeweiligen Zugriffs,
  • die IP-Adresse des Internetanschlusses.

Diese Daten werden vorübergehend gespeichert, dies jedoch nicht gemeinsam mit anderen Daten von Ihnen.

Zweck
Verbesserung, Stabilität, Funktionalität und Sicherheit des Internetauftritts.
Rechtsgrundlage
Berechtigtes Interesse, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
Speicherdauer
Spätestens sieben Tage. Ist eine weitere Aufbewahrung zu Beweiszwecken erforderlich, sind die Daten bis zur endgültigen Klärung eines Vorfalls ganz oder teilweise von der Löschung ausgenommen.

Webschriften

Die Schriftarten dieser Website sind auf unserem eigenen Server gespeichert und werden von dort ausgeliefert. Beim Aufruf einer Seite werden keine Schriftarten von externen Anbietern wie Google Fonts geladen.

Im Zusammenhang mit den Schriftarten werden deshalb keine personenbezogenen Daten an Dritte übertragen. Insbesondere wird Ihre IP-Adresse nicht an einen Anbieter von Schriftarten übermittelt.

Entwurf des Formulars auf Ihrem Gerät

Auf der Seite einer Rundreise können Sie das Anfrageformular so einstellen, dass Ihre bisherigen Eingaben auf Ihrem Gerät erhalten bleiben und Sie die Planung später fortsetzen können. Die Funktion ist standardmäßig ausgeschaltet. Sie wird ausschließlich dann wirksam, wenn Sie das dafür vorgesehene Kästchen über dem Formular selbst setzen.

Die Angaben werden allein im lokalen Speicher Ihres Browsers abgelegt. Sie werden nicht an uns übertragen, nicht ausgewertet und erreichen unsere Systeme zu keinem Zeitpunkt. Wir haben keinen Zugriff darauf.

Wenn Sie die Funktion einschalten, werden gespeichert:

  • Ihre Auswahl zur Reise: Reiseart, Paket, Reisezeitraum, Wunschdauer, Abflughäfen, Zahl der Reisenden, Budgetrahmen sowie die Angaben zum Reisestil einschließlich des gewünschten Aktivitätsniveaus und bereits gebuchter Leistungen;
  • Ihre Freitexte: Wünsche und Anpassungen, was Ihnen besonders wichtig ist, Ihre Muss-Ziele, bewusst auszulassende Orte oder Themen, Angaben zu mitreisenden Kindern und Einzelheiten zu bereits Gebuchtem;
  • die gewünschte Gesprächsform, also telefonisch oder per Video.

Aus einem Freitext können sich besondere persönliche Umstände ergeben, wenn Sie dort von sich aus etwas nennen – obwohl wir am Formular darum bitten, das nicht zu tun. Auch solche Angaben bleiben auf Ihrem Gerät. Zu uns gelangen sie erst, wenn Sie das Formular absenden; wie wir damit umgehen, steht in Abschnitt VI. Das Kästchen für den Entwurf ist keine Einwilligung in eine Verarbeitung durch uns und wird nicht mit abgesendet.

Nicht gespeichert werden:

  • Ihr Name und Ihre Kontaktdaten, also E-Mail-Adresse, Telefon- und WhatsApp-Nummer sowie Ihre Angabe zur Erreichbarkeit;
  • Ihre Zustimmungen zum Planungsauftrag, zur Rückerstattung und zum sofortigen Leistungsbeginn;
  • ein vorgemerkter Gesprächstermin mit Tag und Uhrzeit;
  • technische Felder, Sicherheitsmerkmale und die Vorgangskennung des Planungsauftrags.
Zweck
Fortsetzen einer begonnenen Reiseplanung auf demselben Gerät, ohne das Formular erneut ausfüllen zu müssen.
Speicherort
Ausschließlich der lokale Speicher Ihres Browsers auf Ihrem Endgerät. Keine Übertragung an uns, keine Synchronisierung zwischen Geräten, kein Benutzerkonto, keine Cloud.
Rechtsgrundlage
Ihre Einwilligung nach § 25 Abs. 1 TDDDG, erteilt durch das Setzen des Kästchens über dem Formular. Eine anschließende Verarbeitung durch uns findet nicht statt, weil die Angaben Ihr Gerät nicht verlassen.
Speicherdauer
14 Tage ab der letzten Änderung. Solange Sie weiterarbeiten, beginnt die Frist mit jeder Änderung neu.
Löschung
Automatisch nach Ablauf der 14 Tage, spätestens beim nächsten Aufruf der Seite. Sofort, sobald Sie das Kästchen wieder entfernen oder über dem Formular „Entwurf löschen“ wählen. Unabhängig davon jederzeit über das Löschen der Websitedaten in Ihren Browsereinstellungen.
Mehrere Rundreisen
Jede Rundreise erhält einen eigenen Entwurf. Sie können mehrere Planungen nebeneinander offen halten; sie werden getrennt gespeichert und getrennt gelöscht.

Steht der lokale Speicher nicht zur Verfügung – etwa weil JavaScript abgeschaltet ist oder Ihr Browser die Speicherung unterbindet –, erscheint die Funktion gar nicht. Das Formular bleibt in vollem Umfang nutzbar.

Verschlüsselte Übertragung

Übermittlungen an unseren Server sind mit SSL beziehungsweise TLS verschlüsselt. Eine verschlüsselte Verbindung erkennen Sie daran, dass die Adresszeile mit „https://“ beginnt und ein Schloss-Symbol angezeigt wird. Bei aktiver Verschlüsselung können Ihre Daten auf dem Übertragungsweg nicht von Dritten mitgelesen werden.

Diese Verschlüsselung schützt den Weg zwischen Ihrem Browser und unserem Server. Die anschließende Weiterleitung Ihrer Anfrage per E-Mail an unser Postfach läuft über das E-Mail-System und ist davon nicht erfasst.

V. Reiseanfrage und Planungsauftrag Verarbeitung der Formulardaten

Auf den Rundreise-Seiten können Sie einen kostenpflichtigen Planungsauftrag erteilen. Mit dem Absenden des Formulars beauftragen Sie uns mit der individuellen Planung und Ausarbeitung Ihrer USA-Rundreise.

Verarbeitete Daten

Kategorien der im Formular erhobenen Daten
Kategorie Angaben
Reise Ausgewählte Rundreise, Reiseart, gewünschtes Paket, Reisezeitraum oder Reisemonat und Reisejahr, Wunsch-Reisedauer, gewünschte Abflughäfen, Anzahl der Erwachsenen, Anzahl und Alter mitreisender Kinder, Budgetrahmen
Reisestil Reisetempo, maximale Fahrzeit und Strecke pro Tag, Häufigkeit von Standortwechseln, Bereitschaft zu langen Fahrtagen, gewünschtes Aktivitätsniveau, bereits Gebuchtes
Freitexte Was Ihnen besonders wichtig ist, Muss-Ziele, Orte oder Themen zum Weglassen, weitere Wünsche, Angaben zu bereits gebuchten Leistungen
Kontakt Name, E-Mail-Adresse sowie, soweit angegeben, Telefonnummer, WhatsApp-Nummer und bevorzugte Erreichbarkeit
Sonstiges Angabe, wie Sie auf uns aufmerksam geworden sind; Ihre Bestätigungen zum Planungsauftrag
Technisch Herkunftsseite der Anfrage, zuvor besuchte Seite, Vorgangskennung

Die Vorgangskennung ist eine beim Aufruf des Formulars erzeugte Zufallsnummer, etwa PA49-20260817-KX7M2Q. Sie enthält keine Angaben über Sie und dient der Zuordnung von Anfrage, Bestätigungsmail und Zahlung sowie der Erkennung doppelt abgesendeter Formulare.

Zweck und Rechtsgrundlage

Zweck
Prüfung und Bearbeitung des Planungsauftrags, individuelle Ausarbeitung der Reise, Vorbereitung und Durchführung des Planungsgesprächs sowie die anschließende Kommunikation.
Rechtsgrundlage
Erfüllung des Planungsauftrags und Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen, Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Ohne diese Angaben ist eine individuelle Routenplanung nicht möglich.
Besondere Angaben
Besondere Kategorien nach Art. 9 DSGVO erheben wir über dieses Formular nicht. Erreichen sie uns dennoch unaufgefordert, gilt Abschnitt VI.

Empfänger und Übermittlungsweg

Ihre Angaben werden verschlüsselt an unseren Server übertragen und von dort per E-Mail an servicecenter-buchungen@kerolina.de weitergeleitet. Der Empfänger ist fest hinterlegt und über das Formular nicht veränderbar. Zusätzlich erhalten Sie eine Bestätigung an Ihre eigene E-Mail-Adresse.

Eine Datenbank für Anfragen besteht nicht; Ihre Anfrage liegt im E-Mail-Postfach. Ausgenommen ist ein gewählter Gesprächstermin nach Abschnitt VII. Die Fristen für die Aufbewahrung stehen in Abschnitt XI.

Schutz vor missbräuchlicher Nutzung

Zum Schutz vor automatisierten Massensendungen setzen wir zwei Maßnahmen ein:

  • ein für Sie unsichtbares Formularfeld, das leer bleiben muss; wird es ausgefüllt, gehen wir von einem automatisierten Absenden aus;
  • eine Sendebremse: Zur Erkennung auffällig vieler Anfragen von demselben Anschluss wird die IP-Adresse in einen nicht umkehrbaren Prüfwert umgerechnet. Die IP-Adresse selbst wird nicht gespeichert, und die zugehörige Datei wird nach Ablauf des Zeitfensters gelöscht.
Zweck
Abwehr missbräuchlicher Nutzung des Formulars.
Rechtsgrundlage
Berechtigtes Interesse, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

VI. Besondere Angaben für die Reiseplanung Besondere Kategorien personenbezogener Daten nach Art. 9 DSGVO

Unser Online-Planungsformular fragt keine Gesundheitsdaten und keine sonstigen besonderen Kategorien personenbezogener Daten gezielt ab.

Das Gesetz bezeichnet solche Angaben als besondere Kategorien personenbezogener Daten (Art. 9 Abs. 1 DSGVO). Dazu gehören unter anderem Angaben zur Gesundheit sowie zu religiösen oder weltanschaulichen Überzeugungen. Für sie gelten strengere Regeln – der einfachste Weg, ihnen gerecht zu werden, ist, sie gar nicht erst zu erheben (Art. 5 Abs. 1 lit. c und Art. 25 DSGVO).

Was das Formular fragt – und was nicht

Es enthält keine Frage nach Gesundheit, Beeinträchtigungen, Ernährungsformen, Religion oder vergleichbaren Umständen. Beim Aktivitätsniveau fragen wir allein danach, wie weit und wie lange Sie gehen möchten – nicht nach dem Grund. Eine frühere Antwortmöglichkeit zur barrierearmen Planung haben wir im August 2026 entfernt, weil sie eine gesundheitliche Anforderung offengelegt hätte, die wir für die erste Planung nicht benötigen. Eine Einwilligung für besondere Kategorien enthält das Formular seitdem nicht mehr – wo nichts erhoben wird, ist auch nichts einzuwilligen.

Bleiben die Freitextfelder. Dort könnten Sie von sich aus etwas eintragen, das Rückschlüsse auf Gesundheit oder Weltanschauung zulässt. Bitte übermitteln Sie solche Angaben nicht über die Freitextfelder des Formulars. Wir weisen an den betreffenden Feldern darauf hin. Besondere persönliche Anforderungen können Sie stattdessen im persönlichen Planungsgespräch ansprechen.

Wenn uns solche Angaben dennoch erreichen

Werden uns unaufgefordert Angaben übermittelt, aus denen beispielsweise gesundheitliche oder andere besonders geschützte persönliche Umstände hervorgehen, behandeln wir diese Angaben gesondert. Sie werden nicht automatisch für die Reiseplanung verwendet. Soweit ihre Berücksichtigung für die weitere Planung gewünscht oder erforderlich ist, klären wir das weitere Vorgehen persönlich mit Ihnen.

Wir werten Ihre Freitexte nicht daraufhin aus, ob sie solche Angaben enthalten. Eine automatische Durchsuchung wäre selbst eine Verarbeitung besonderer Kategorien und findet nicht statt.

Der lokal gespeicherte Formularentwurf nach Abschnitt IV liegt ausschließlich auf Ihrem Gerät und wird uns nicht übermittelt. Auch das gilt für Freitexte, die Sie entgegen unserer Bitte dort eingetragen haben.

Zweck und Empfänger im Ausnahmefall

Zweck
Ausschließlich die Planung Ihrer Reise, damit Route, Unterkünfte und Aktivitäten zu Ihren tatsächlichen Erfordernissen passen. Eine Auswertung, eine Profilbildung oder eine Weitergabe zu Werbezwecken findet nicht statt.
Erhebung
Findet über das Formular nicht statt. Es gibt dort weder eine Frage nach solchen Angaben noch eine Einwilligung dafür.
Unaufgeforderter Eingang
Solche Angaben werden nicht automatisch für die Planung verwendet. Ob und wie sie berücksichtigt werden, klären wir persönlich mit Ihnen. Erst danach steht fest, worauf eine Verwendung gestützt werden kann – diese Erklärung allein begründet keine Verwendung.
Ihre Rechte
Sie können jederzeit verlangen, dass wir eine versehentlich übermittelte Angabe löschen oder nicht weiter verwenden – formlos an servicecenter-buchungen@kerolina.de. Es gelten zusätzlich die Rechte aus Abschnitt II.
Empfänger
Verarbeitung ausschließlich innerhalb der KEROLINA LLC. Eine Weitergabe an Leistungsträger erfolgt nur, soweit sie für die gewünschte Leistung erforderlich ist – etwa für die Buchung eines barrierearmen Zimmers – und nur im dafür nötigen Umfang.

VII. Terminvereinbarung für das Planungsgespräch Termin- und Kalendersystem

Zum Planungsauftrag gehört ein persönliches Gespräch. Im Formular können Sie dafür einen Zeitpunkt vormerken. Nur dann werden die folgenden Daten verarbeitet.

Dies ist die einzige Stelle, an der Daten aus dem Formular auf unserem Server gespeichert werden. Alle übrigen Angaben werden per E-Mail weitergeleitet.

Gespeicherte Daten

  • Name, E-Mail-Adresse und, bei einem telefonischen Gespräch, Telefonnummer;
  • gewählter Zeitpunkt mit Beginn und Ende in deutscher Zeit sowie die gewünschte Gesprächsform;
  • betreffende Rundreise, angegebener Reisezeitraum und Reisedauer;
  • Vorgangskennung des Planungsauftrags;
  • Bearbeitungsstand: vorgemerkt, bestätigt, erledigt oder abgesagt;
  • eine Zufallskennung, über die Sie den Termin selbst zurücknehmen können.
Speicherort
Eine Datenbankdatei auf unserem eigenen Webserver, die über das Internet nicht abrufbar ist. Eine Weitergabe an Dritte findet nicht statt.
Zweck
Verwaltung des Termins: vormerken, bestätigen, Doppelbelegungen verhindern, erinnern und das Gespräch führen.
Rechtsgrundlage
Erfüllung des Planungsauftrags, Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; das Planungsgespräch ist dessen Bestandteil.
Speicherdauer
Erledigte und abgesagte Termine werden 90 Tage nach dem Termin automatisch gelöscht. Vorgemerkte und bestätigte Termine bleiben bis zum Abschluss des Vorgangs erhalten.

Vormerkung, Bestätigung, Absage

Ein gewählter Zeitpunkt ist zunächst nur vorgemerkt. Verbindlich wird er, sobald der Planungsauftrag bezahlt ist; Sie erhalten dann eine gesonderte Bestätigung. Mit der Vormerkung erhalten Sie eine E-Mail mit einer Kalenderdatei zum Eintragen in Ihren eigenen Kalender sowie einen Link zur Rücknahme der Vormerkung. Dieser Link enthält die oben genannte Zufallskennung und keine Angaben über Sie.

Terminerinnerungen

Automatische Erinnerungen zum Gesprächstermin
Zeitpunkt Empfänger
etwa 24 Stunden vor dem Terminan Sie
etwa 2 Stunden vor dem Terminan Sie
etwa 2 Stunden vor dem Terminintern an uns
morgens, als Tagesübersichtintern an uns
Rechtsgrundlage
Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO für die Erinnerungen an Sie; berechtigtes Interesse an der zuverlässigen Durchführung vereinbarter Gespräche, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, für die internen Nachrichten.
Protokoll
Der Versand wird technisch festgehalten. Das Protokoll enthält ausschließlich Zeitpunkt, Terminnummer und Art der Nachricht – keine Namen, Adressen oder Inhalte.

Videogespräch über Zoom

Wählen Sie ein Videogespräch, findet es über Zoom statt. Anbieter ist die Zoom Communications, Inc., USA.

Zoom ist ein eigenständiges Unternehmen. Sobald Sie den Meetingraum betreten, verarbeitet Zoom Ihre Daten – insbesondere IP-Adresse, Anzeigename sowie Bild und Ton während des Gesprächs. Darauf haben wir keinen Einfluss; dabei kann es zu einer Übermittlung in die USA kommen.

Wir selbst übermitteln Zoom keine Daten über Sie. Sie erhalten den Zugangslink per E-Mail; er erscheint nicht auf der Website. Bei einem telefonischen Gespräch entfällt die Verarbeitung durch Zoom. Einzelheiten zur Datenverarbeitung durch Zoom: explore.zoom.us/de/privacy

VIII. Zahlung des Planungsauftrags Zahlungsabwicklung über Stripe

Die Zahlung wird über einen Zahlungsdienstleister abgewickelt. Zahlungsdaten werden nicht an uns übermittelt.

Nach dem Absenden des Planungsauftrags werden Sie zu Stripe weitergeleitet. Anbieter für Nutzer im Europäischen Wirtschaftsraum ist die Stripe Payments Europe, Ltd., Dublin, Irland; Muttergesellschaft ist die Stripe, Inc., USA.

Datenübermittlung an Stripe
Von uns an Stripe Nicht an Stripe
Ausschließlich die Vorgangskennung des Planungsauftrags; sie enthält keine Angaben über Sie. Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Reiseangaben und Freitexte.

Die Zahlungsdaten, die Sie auf der Zahlungsseite eingeben – etwa Karten- oder Kontodaten –, geben Sie unmittelbar bei Stripe ein. Stripe verarbeitet diese Daten als eigener Verantwortlicher. Von Stripe erhalten wir die Information, ob eine Zahlung eingegangen ist.

Zweck
Abwicklung der Zahlung für den Planungsauftrag.
Rechtsgrundlage
Erfüllung des Planungsauftrags, Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
Drittland
Eine Übermittlung an die Stripe, Inc. in den USA kann nicht ausgeschlossen werden; Näheres in Abschnitt III.
Weitere Angaben
stripe.com/de/privacy

IX. Kontakt, Newsletter und WhatsApp Kommunikationswege

Für die einzelnen Kommunikationswege gelten unterschiedliche Grundlagen und Fristen.

Kontaktanfragen

Treten Sie per Kontaktformular oder E-Mail mit uns in Kontakt, nutzen wir die dabei angegebenen Daten zur Bearbeitung Ihrer Anfrage. Ohne diese Angaben ist eine Beantwortung nicht oder nur eingeschränkt möglich.

Zweck
Bearbeitung individueller Fragen, Routenwünsche oder Buchungsanfragen.
Rechtsgrundlage
Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, sofern die Anfrage der Vorbereitung oder Durchführung einer USA-Rundreise dient; bei allgemeinen Anfragen berechtigtes Interesse an effizienter Kommunikation, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
Drittland
E-Mail-Anfragen gehen auf Systemen der KEROLINA LLC in den USA ein; es gilt ergänzend Abschnitt III.
Speicherdauer
Siehe Abschnitt XI.

Newsletter „KEROLINA USA-Insider"

Unter dem Namen KEROLINA USA-Insider versenden wir einen kostenlosen Newsletter mit Hintergründen zur USA-Reiseplanung. Die Anmeldung ist ausschließlich über die Seite urlaub-in-den-usa.com/kerolina-usa-insider/ möglich und vollständig freiwillig. Sie ist an keine Anfrage, keinen Auftrag und keine Buchung gekoppelt.

Erhoben wird Ihre E-Mail-Adresse. Ihr Name ist eine freiwillige Angabe und dient allein der Anrede. Eine Anschrift erheben wir nicht. Zusätzlich speichern wir, über welche Seite Sie sich angemeldet haben.

Nach dem Absenden erhalten Sie eine E-Mail mit einem Bestätigungslink. Erst mit dem Anklicken dieses Links wird die Anmeldung wirksam (Double-Opt-in-Verfahren). Der Link gilt 72 Stunden. Bestätigen Sie nicht, versenden wir nichts an Sie; der Eintrag wird dann nach 30 Tagen gelöscht.

Zweck
Ausschließlich der Versand des KEROLINA USA-Insider. Eine Weitergabe an unbeteiligte Dritte findet nicht statt. Wir setzen keinen externen Versanddienstleister ein; der Versand erfolgt über unseren eigenen Server.
Rechtsgrundlage
Ihre Einwilligung, Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.
Getrennte Speicherung
Die Anmeldung wird in einem eigenen, von der Reiseanfrage getrennten Datenbestand geführt. Dort stehen keine Angaben zu Reise, Route, Budget, Paketwahl oder Vorgangsnummer. Eine Zusammenführung mit Ihrer Reiseanfrage findet nicht statt.
Nachweis
Zum Nachweis der Einwilligung speichern wir IP-Adresse sowie Datum und Uhrzeit von Anmeldung und Bestätigung, dazu die Fassung des Einwilligungstextes und dieser Datenschutzerklärung, die zum Zeitpunkt Ihrer Einwilligung galt. Dies dient ausschließlich der Rechenschaftspflicht nach Art. 5 Abs. 2 DSGVO.
Keine Reichweitenmessung
Der Newsletter enthält keine Zählpixel. Wir messen weder, ob Sie eine Nachricht geöffnet haben, noch, welche Links Sie darin anklicken.
Widerruf
Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Am Ende jeder Ausgabe steht ein Abmeldelink; ein Klick darauf genügt, ohne Angabe von Gründen und ohne weitere Bestätigung. Ebenso genügt eine formlose Nachricht an servicecenter-buchungen@kerolina.de. Die bis zum Widerruf erfolgte Verarbeitung bleibt rechtmäßig.
Löschung
Eine nicht bestätigte Anmeldung löschen wir nach 30 Tagen. Nach einer Abmeldung bewahren wir den Eintrag drei Jahre als Sperr- und Nachweiseintrag auf – er belegt Ihren Widerruf und verhindert, dass dieselbe Adresse versehentlich erneut angeschrieben wird – und löschen ihn anschließend. Auf Wunsch löschen wir ihn auch früher.

WhatsApp Business

Für die direkte Abstimmung der Reiseplanung nutzen wir WhatsApp Business. Die Kontaktaufnahme erfolgt Ihrerseits selbstständig und freiwillig. Für den Empfang gelten folgende Vorkehrungen:

  • Empfang ausschließlich auf einem separaten, gegen den Zugriff Dritter gesicherten Firmengerät, das nur für die Kommunikation mit der KEROLINA USA-Rundreisen-Manufaktur genutzt wird; ein automatischer Abgleich Ihres Adressbuchs mit unseren Systemen findet nicht statt;
  • Nachrichten und Anhänge sind Ende-zu-Ende-verschlüsselt; weder wir noch der Anbieter können die Inhalte einsehen. Verwenden Sie dazu die jeweils aktuelle Version des Messengers;
  • der Anbieter verarbeitet Metadaten – wer, wann und wie oft schreibt, je nach Geräteeinstellung auch Standortdaten. Die Inhalte gehören nicht dazu.
Anbieter
Meta Platforms Ireland Ltd., 4 Grand Canal Square, Dublin 2, Irland.
Rechtsgrundlage
Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO bei Kontaktaufnahme über Link, QR-Code oder Button; Vertragserfüllung nach Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Kommunikation der Planung oder Durchführung Ihrer Reise dient; berechtigtes Interesse nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO bei allgemeinen Serviceanfragen.
Drittland
Eine Übermittlung an die Meta Platforms, Inc. in den USA kann nicht ausgeschlossen werden; sie erfolgt auf Grundlage des EU-U.S. Data Privacy Frameworks.
Aufbewahrung
Geschäftsrelevante Kommunikationsverläufe zehn Jahre gemäß § 257 HGB und § 147 AO; die Löschung erfolgt turnusmäßig.
Alternativen
Telefon +49 351 888 75 90 und E-Mail servicecenter-buchungen@kerolina.de.

X. Dienste anderer Anbieter Social Media

Die folgenden Dienste verarbeiten Daten teilweise in eigener Verantwortung. Für jeden ist angegeben, was er verarbeitet und worauf sich das stützt.

1. YouTube

Zur Präsentation der Manufaktur und zur Kommunikation mit Interessenten und Kunden unterhalten wir eine Onlinepräsenz auf YouTube, einem Dienst der Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland, eines Tochterunternehmens der Google LLC, USA.

Verantwortlichkeit
Gemeinsame Verantwortlichkeit mit der Google Ireland Limited nach Art. 26 DSGVO. Ein vollumfänglicher Zugriff auf die von Google erhobenen Nutzerdaten besteht für uns nicht; diese Möglichkeit liegt ausschließlich bei YouTube.
Rechtsgrundlage
Berechtigtes Interesse an zeitgemäßer Information und Interaktion, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
Drittland
Eine Übertragung an die Google LLC in die USA kann nicht ausgeschlossen werden; abgesichert über das EU-U.S. Data Privacy Framework.

2. Facebook

Zur Bewerbung der Manufaktur sowie zur Kommunikation mit Interessenten und Kunden betreiben wir eine Firmenpräsenz auf Facebook.

Verantwortlichkeit
Gemeinsame Verantwortlichkeit mit der Meta Platforms Ireland Ltd., 4 Grand Canal Square, Grand Canal Harbour, Dublin 2, Irland, nach Art. 26 DSGVO. Die Verteilung der Pflichten ist in der „Seiten-Insights-Ergänzung bezüglich des Verantwortlichen“ geregelt.
Zweck
Analyse, Kommunikation und Bewerbung unserer USA-Kuration.
Rechtsgrundlage
Berechtigtes Interesse, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; sofern Sie gegenüber der Plattform eingewilligt haben, Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.
Verarbeitung durch Meta
Beim Besuch der Präsenz erfasst Meta Daten wie IP-Adresse und Nutzungsverhalten, erstellt daraus Profile und stellt statistische Auswertungen („Insights“) bereit. Diese Daten können zur Marktforschung und für Werbezwecke genutzt werden.
Drittland
Ein Transfer an die Meta Platforms, Inc. in den USA kann nicht ausgeschlossen werden; abgesichert über das EU-U.S. Data Privacy Framework.
Weitere Angaben
Datenrichtlinie von Meta

3. Instagram

Für unsere Firmenpräsenz auf Instagram gilt Ziffer 2 entsprechend: gemeinsame Verantwortlichkeit mit der Meta Platforms Ireland Ltd. nach Art. 26 DSGVO, dieselbe Vereinbarung zur Aufgabenverteilung, dieselben Rechtsgrundlagen und derselbe Hinweis zum Drittland. Datenrichtlinie von Instagram

Unsere Präsenzen in sozialen Netzwerken sind über eine verlinkte Grafik eingebunden. Beim Aufruf unserer Seite entsteht dadurch keine Verbindung zu diesen Netzwerken; erst durch einen Klick auf die Grafik werden Sie weitergeleitet.

Nach der Weiterleitung erfasst das jeweilige Netzwerk Informationen über Sie, etwa IP-Adresse, Datum und Uhrzeit. Sind Sie dort eingeloggt, kann der Betreiber den Besuch Ihrem Konto zuordnen. Eingebunden sind Meta (Facebook und Instagram), YouTube (Google Ireland Limited) sowie die X Corp., 1355 Market Street, Suite 900, San Francisco, CA 94103, USA (Datenschutzrichtlinie von X).

XI. Speicherdauer im Überblick Zusammenfassung der in den Abschnitten I bis X genannten Fristen

Übersicht der Speicherdauern nach Datenart
Daten Dauer Grund der Frist
Server-Logfiles spätestens 7 Tage Zweckfortfall; länger nur zur Klärung eines Vorfalls
Prüfwert der Sendebremse bis zum Ablauf des Zeitfensters Zweckfortfall
Formularentwurf auf Ihrem Gerät, nur nach Aktivierung 14 Tage ab der letzten Änderung automatische Löschung im Browser; jederzeit selbst löschbar
Unverbindliche Anfragen ohne Vertrag 12 Monate Zweckfortfall
Kontaktanfragen nach abschließender Beantwortung Zweckfortfall, soweit keine Aufbewahrungspflicht entgegensteht
Termine, erledigt oder abgesagt 90 Tage nach dem Termin automatische Löschung durch das System
Termine, vorgemerkt oder bestätigt bis zum Abschluss des Vorgangs keine automatische Löschung
Daten zur Vertragserfüllung 3 Jahre nach Reiseende regelmäßige Verjährungsfrist
Newsletter-Anmeldung, nicht bestätigt 30 Tage ohne Bestätigung keine Einwilligung; automatische Löschung durch das System
Newsletter-Anmeldung, bestätigt bis zu Ihrem Widerruf keine automatische Löschung, solange die Einwilligung besteht
Newsletter-Anmeldung, abgemeldet 3 Jahre nach der Abmeldung Nachweis des Widerrufs und Sperreintrag; anschließend automatische Löschung
Rechnungen und buchungsrelevante Belege 10 Jahre § 147 AO, § 257 HGB
Geschäftsrelevante Kommunikationsverläufe 10 Jahre § 147 AO, § 257 HGB

Darüber hinaus werden Daten gelöscht oder gesperrt, sobald der Zweck der Speicherung entfällt und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

XII. Änderungen dieser Erklärung Aktualisierungen und Stand

Wir passen diese Erklärung an, wenn sich die eingesetzten Verfahren ändern oder rechtliche Vorgaben dies erfordern. Für einen erneuten Besuch gilt jeweils die dann veröffentlichte Fassung.

Stand dieser Fassung: .

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